Chủ Nhật, 20 tháng 4, 2014

Chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì? Hay nghề tổ chức sự kiện là làm gì? Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện là làm gì? Là câu hỏi mà nhiều bạn sinh viên mới ra trường hay chính những nhân viên mới tập làm tổ chức sự kiện cũng chưa nắm rõ.

Tổ chức sự kiện góp phần trong quảng cáo thương hiệu của công ty, giới thiệu sản phẩm hay các chương trình khuyến mại tới người tiêu dùng. Thông qua đó, doanh nghiệp vừa có thể quảng bá hình ảnh, tạo được vị thế trong người tiêu dùng. Đồng thời, đó cũng là cơ hội giao lưu với các đối tác, đơn vị truyền thông, cơ quan hành chính nhà nước tạo uy tín trong các mối quan hệ. Giúp cho hoạt động của doanh nghiệp sau này.

Tổ chức sự kiện là ghép nối các chi tiết nhỏ nhất và chi tiết nhất để tạo thành một sự kiện hoàn chỉnh. Sự khác biệt giữa các công ty chính là việc lên kế hoạch tỉ mỉ cho từng chi tiết nhỏ nhất và thực hiện các chi tiết đó.

nhân viên tổ chức sự kiện

Nhan vien to chuc su kien không phải chỉ lên kế hoạch tổ chức sự kiện mà còn phải tạo các liên kết trong khi tổ chức sự kiện để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện. Liên lạc với các doanh nghiệp cần thiết, các đơn vị hành chính sự nghiệp và quan trọng đó là truyền thông tới khách hàng. Một sự kiện được tổ chức sẽ tốn kém một khoản chi phí không nhỏ của công ty, chính vì vậy bất kỳ một sơ suất nào cũng có thể làm hỏng sự kiện và nếu như đến phút cuối mà sự kiện không được tổ chức vì các lý do khác nhau thì coi như mọi thứ bắt đầu lại từ con số 0. Chính vì thế, nhân viên tổ chức sự kiện cần phải tổ chức và lập kế hoạch chi tiết tỉ mỉ theo từng công việc nhỏ nhất và thời gian hoàn thành.

Nhân viên tổ chức phải chịu khá nhiều áp lực trong việc lên ý tưởng tổ chức các sự kiện, bên cạnh đó là dự tính các trường hợp xấu hoặc xấu nhất có thể xảy ra làm ảnh hưởng tới sự kiện.

Không có giới hạn nào cho nghề tổ chức sự kiện, và đặc biệt là nhân viên tổ chức sự kiện. Công việc có thể là tổ chức các sự kiện chỏ cho một nhóm người nhưng có thể đó là tổ chức cả một hoặc vài ngày hội chợ trưng bày và giới thiệu sản phẩm rồi đến các sự kiện khánh thành, khởi công các công trình.

Mong rằng những chia sẻ trên đây có thể giúp cho các bạn biết thêm về tổ chức sự kiện đặc biệt là nghề tổ chức sự kiện.

Chủ Nhật, 13 tháng 4, 2014

Hiện trạng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam 2013

Ngành tổ chức sự kiện đang phát triển ngày một mạnh mẽ tại Việt Nam góp phần tạo nên bức tranh marketing Việt Nam đa diện hơn.
Ngành tổ chức sự kiện đang phát triển ngày một mạnh mẽ tại Việt Nam góp phần tạo nên bức tranh marketing Việt Nam đa diện hơn.
Một lễ khánh thành hoành tráng, một buổi ra mắt sản phẩm rầm rộ hay đơn giản buổi tiệc chúc mừng nhỏ…. Tất cả có một điểm chung là liên quan đến tổ chức sự kiện.
Để tổ chức sự kiện thành công cần những người tổ chức sự kiện giỏi và đằng sau đó là cả một công ty hoạt động chuyên nghiệp. Ngày hôm nay tôi muốn nói đến các công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam.

Hiện trạng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam


Ngày nay, tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị và pr chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Các công ty hiểu rằng tổ chức sự kiện mang họ đến vơi công chúng và nói lên họ là ai. Chính vì vậy mà hàng năm có hàng tỷ USD được chi cho các hoạt động tổ chức sự kiện. Nhưng không chỉ đòi hỏi những sự kiện thông thường mà họ cần những sự kiện có tính sáng tạo độc đáo và gây được sự chú ý của khách hàng, công luận. Nắm bắt được nhu cầu này các công ty tổ chức sự kiện đã ra đời.
Tuy ra đời muộn so với một số ngành dịch vụ khác nhưng không thế mà ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam lại không bắt kịp nhịp độ kinh tế thế giới. Thay vào đó là sự cập nhật và đầu tư các trang thiết bị hiện đại tiên tiến của các công ty nhằm nâng cao mức cạnh tranh mạnh mẽ khiến cho thị trường sôi động và phong phú hơn bao giờ hết.
Ông Michael Coson, Giám đốc điều hành tập đoàn Maison & Partners, nhà cung cấp và phân phối các sản phẩm và thương hiệu thời trang cao cấp, nhận xét: “Tôi từng tham dự rất nhiều event của các công ty, và có thể nói rằng chất lượng tổ chức sự kiện của các công ty ở Việt Nam hiện nay đã thay đổi một cách rõ rệt.Trước đây, trước khi tôi tham gia các sự kiện hay các buổi diễu hành, những gì tôi nhìn thấy là ở sự kiện là sự đơn điệu; nhưng giờ đây tôi đã thực sự thưởng thức, và cảm thấy rất thú vị như thể tôi là một phần của sự kiện đó”.
Trong tình hình kinh tế khó khăn, nhiều doanh nghiệp phải cắt giảm chi phí hoặc chuyển đổi hình thức kinh doanh. Điều này tưởng chừng gây khó khăn cho các công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Nhưng với sự linh động và nhanh nhạy với tiêu chí nắm bắt đúng nhu cầu của khách hàng, các nhà tổ chức kiện đã xây dựng những kế hoạch, quy mô để phù hợp với tình hình tài chính của công ty.
hiện trạng tổ chức sự kiện tại việt nam 2013
Nhờ đó công ty không cần tiêu tốn hàng tỷ đông mà vẫn có được những ý tưởng độc đáo phù hợp với túi tiền và quan trọng là tiếp cận gần được với khách hàng mà vẫn đảm bảo được uy tín. Ngành tổ chức sự kiện cũng góp phần kích thích sức mua của người tiêu dung từ đó làm lợi cho nền kinh tế trong tình hình lạm phát kéo dài.
Ngày càng có nhiều công ty tổ chức sự kiện xuất hiện tại Việt Nam với quy mô lớn, nhỏ, đa dạng trong nước và quốc tế. Điều này tạo ra nhiều lựa chọn cho các doanh nghiệp khi đi tìm các nhà cung cấp tổ chức sự kiện. Trong đó có rất nhiều công ty đã tạo được thương hiệu riêng với bề dày kinh nghiệm và thông qua các sự kiện tầm cỡ
Ngành tổ chức sự kiện đang phát triển ngày một mạnh mẽ tại Việt Nam góp phần tạo nên bức tranh marketing Việt Nam đa diện hơn. Nó cũng cho thấy những hứa hẹn về sự phát triển của nền kinh tế trong tương lai. Một nền kinh tế cởi mở, năng động, đa sắc màu.
Nguồn: http://netmedia.com.vn/kien-thuc-kinh-doanh/hien-trang-nganh-to-chuc-su-kien-tai-viet-nam-2013-n79-2298

Nên học ngành nào để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện

Nên học ngành học nào và học ở trường đại học nào để có thể trở thành nhan vien to chuc su kien là câu hỏi mà nhiều bạn học sinh sắp thi đại học đặt ra. Đồng thời, đó cũng là câu hỏi của nhiều bộ phân sinh viên, sinh viên ra trường muốn học thêm văn bằng 2, tại chức,...

Lựa chọn ngành học để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện
Nhiều ngành học để có thể giúp bạn trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện giỏi. Ví dụ như các ngành báo chí, quản lý văn hóa, ngành quan hệ công chúng, các ngành marketing - quảng cáo,... Và đặc biệt, có ngành mới được thành lập trong vài năm gần đây như Đạo diễn sự kiện cũng được nhiều bạn trẻ quan tâm.

Về các trường có thể đào tạo thì bạn có thể xem các ngành học đó được đào tạo ở những trường nào? Bề dày lịch sử của trường và đặc biệt là của ngành.
Hoặc nếu bạn chưa rõ có thể tham khảo ngành học nào thì mình có thể có 1 vài gợi ý theo ngành học như sau:
Ngành báo chí: Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Học viện Báo chí tuyên truyền.
Ngành quản lý văn hóa: Đại học Văn hóa thành phố Hồ Chí Minh.
Ngành quan hệ công chúng: Đại học Văn Lang, học viên Báo chí Tuyên truyền.
Ngành Marketing - Quảng cáo thì khá nhiều trường thuộc khối kinh tế đào tạo ví dụ như Đại học Kinh tế Quốc dân, Học viện Ngân hàng, Đại học Thương Mại,...
Chúc bạn có thể lựa chọn cho mình 1 ngành học thích hợp để trở thành nhan vien to chuc su kien gioi

Thứ Năm, 10 tháng 4, 2014

Tự học để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Công việc tổ chức sự kiện là một trong những công việc yêu thích của nhiều bạn sinh viên mới ra trường. Nhưng làm thế nào để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện thì không phải đơn giản. Và hôm nay, minh sẽ chia sẻ kinh nghiem to chuc su kien mà mình đã tích góp được cho các bạn.

1. Đánh giá bản thân có thực sự phù hợp và có những kỹ năng gì?
Về việc đánh giá bản thân có thực sự phù hợp hay không? Các bạn phải tự đánh giá và nhìn nhận, vì điều này không có tiêu chuẩn chung. Nhưng bạn hãy thử tìm ra vài câu hỏi để đánh giá mình có đam mê hay không? Sau đó sẽ trả lời câu hỏi mà những kỹ năng cần thiết để trở thành nhà tổ chức sự kiện.
Ví dụ như những ký năng cơ bản mà chuyên gia tổ chức sự kiện cần có là đầu óc tư duy, sắp xếp bố trí công việc hợp lý, trí tưởng tượng phong phú và cả khả năng thuyết trình, diễn đạt tốt.
Bạn cận phải biết lắng nghe nhu cầu của khách hàng, bằng trí tưởng tượng để đưa ra phương án tổ chưc và sắp xếp sao cho hợp lý. Tất nhiên, bạn không phải là người làm một mình, bạn cũng sẽ diễn đạt lại với khách hàng và những quản lý hoặc nhân viên của mình.
2. Tạo kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho mình.
Không cần phải những sự kiện to mới đem lại cho bạn những kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Bạn thử tưởng tượng, bạn được giao tổ chức một buổi sinh hoạt tập thể dành cho khoảng 50 người. Nội dung để kết nối mọi người lại thông qua các hoạt động. Vậy bạn sẽ làm gì?
- Quá nhỏ để mình phải bỏ công sức ra làm?
- Đưa ra vài trò chơi tập thể để mọi người chơi?
- Lên kế hoạch cẩn thận và chi tiết?
Nhưng nếu là một chuyên gia thì khác, bạn sẽ tìm hiểu về 50 đối tượng kia một cách chung nhất, kết nối các điểm chung của từng người, khai thác sự khác biệt giữa các thành viên để bố trí và sắp xếp nhóm. Sau đó, bạn sẽ lên ý tưởng thực hiện cho phù hợp, rồi mới lên kế hoạch chi tiết.
Khi sự kiện diễn ra, sẽ có những trường hợp ngoài ý muốn và bạn cần phải chuẩn bị tinh thần từ trước.
Vì vậy, lời khuyên dành cho bạn là hãy đừng ngại ngần tổ chức một sự kiện nhỏ, hãy tự làm để có những kinh nghiệm làm việc.
kinh nghiem to chuc su kien

3. Hãy đi làm ở các công ty tổ chức sự kiện
Bạn có thể tự làm, nhưng với những kỹ năng và kinh nghiệm bản thân thì bạn sẽ có được ít dự án vì ít người biết tới bạn. Bạn sẽ không được trải nghiệm một môi trường làm việc đã tồn tại và phát triển?
Hãy đi làm để tiếp thu trước khi bạn trực tiếp đi tổ chức bên ngoài.
4. Phát triển các mối quan hệ
Bạn sẽ không còn mỗi quan hệ khách hàng, bạn cần phải quan hệ với nhiều đơn vị nhà nước, các đơn vị sự nghiệp để có thể xin thủ tục tổ chức sự kiện cho khách hàng.
Hãy làm đến đâu và phát triển từng mỗi quan hệ và duy trì đến đó.
Trên đây là những lời khuyên mà mình dành cho các bạn muốn tự học để trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện.

Thứ Hai, 7 tháng 4, 2014

Chịu nhiều ngăn cấm, tiểu thư Hà Nội lấy chàng trai nghèo

Bị man di người làm phản đối, những tưởng phải chấm dứt cuộc tình khi mẹ cô gái tự vẫn không thành nhưng cuối cùng Thuý Nga và Tuấn Sơn vẫn kiên trì, cố để đến với nhau.

Nhưng với tình yêu mãnh liệt, cùng sự dũng cảm, dám hy đâm vì nhau, chung cuộc cô nàng đâm năm 1989 - chàng trai 1982 cũng có được một chấm dứt có hậu tổ chức sự kiện tổ chức sự kiện. Đó là cuộc hôn nhân dịp hạnh phúc đến nay đã bước sang năm thứ 4, cùng cô con gái Kitty xinh xắn, đáng yêu vừa tròn 2 tuổi.


Chịu nhiều ngăn cấm, tiểu thư Hà Nội lấy chàng trai nghèo 1

Gia đình nhỏ của Thuý Nga và Tuấn Sơn.

Tình yêu đến từ sự ngưỡng mộ


Quen nhau khi cùng làm ăn trong một chương trình lăng xê bia, chàng là người tổ chức sự kiện, còn nàng là PG. Ngày mới gặp gỡ, Nga đã có bồ - một thằn lằn tình sâu đậm suốt 5 năm và chuẩn bị đám cưới. Trong khi đó, Sơn lại si mộng mị cô gái Hà Nội này ngay từ cái nhìn trước nhất và không ngừng tấn công.


Suốt 3 tháng làm chương trình, ngày nào cũng gặp, Nga dần có cảm tình với Sơn, song tiền dừng lại ở mức anh em đơn chiếc thuần. “Tôi chưa bao giờ dám nghĩ đến việc yêu con trai tỉnh lẻ. Chưa kể anh Sơn ngày xưa còn xấu xấu, đen đen, làm nghệ thuật cho nên có đôi phần luộm thuộm” - Nga chia sẻ.


Chịu nhiều ngăn cấm, tiểu thư Hà Nội lấy chàng trai nghèo 2

Nga chưa từng nghĩ sẽ yêu một chàng trai tỉnh lẻ như Sơn.

Nga cho biết, ban đầu cô ấn tượng với Sơn do đức tính cần cù, chăm chỉ. Tuy rằng đó không phải là mẫu ý trung nhân lý tưởng của cô nhưng nếu xét trên bình diện gắn kết làm chồng thì “ai không muốn lấy người chịu xót thương chịu khó”.


Quen biết Sơn được một thời gian, chuyện tình cảm của Nga cũng gặp vấn đề. “So với Sơn, anh ấy khác rất nhiều, không chịu khó làm việc dù rằng tôi có khuyên thế nào đi nữa nữa. Tôi tự thấy người đàn ông này tiền có thể để yêu, để ngắm nhìn; còn khó đem lại hạnh phúc lâu dài” - cô tâm sự về tình cũ.


Bên cạnh đó, đối với Nga, Sơn luôn luôn là một người chu đáo, biết quan tâm nhưng cũng rất thực tế. Anh không lãng mạn mà tỏ ra chững chạc, thường lên phương kế hoạch cụ thể cho mai sau của cả hai. Đặc biệt, cô nàng bị ám ảnh hàng đêm bởi câu nói có đôi phần mặc cảm của Sơn: “Nghèo đi đôi với hèn. Người như em chắc không yêu người ngoại tỉnh như anh”.


Càng tiếp kiến xúc với Sơn, Nga lại càng hiểu con người, tính cách của anh. Sự ngưỡng mộ, tình xót thương ngày càng lớn dần và biến thành tình yêu lúc nào không hay. Vì vậy, mặc dù chàng là người tỉnh lẻ, không đồng cân bạc, không bằng hữu bên cạnh, thậm chí từng có thời gian ăn chơi, Nga vẫn quyết định chọn Sơn - người có thể mang lại hạnh phúc cho cô và chính thị thức tạm biệt thằn lằn tình thời còn đi học của mình.


Chịu đủ trách mắng để đến với nhau


Yêu Sơn cũng đồng nghĩa với việc chiến đấu một cuộc chiến dài từ gia đình, bạn bè và những người xung quanh - Nga biết điều động đó.


Nga cho biết, ngày mới yêu nhau cô đã bị mẹ phát hiện ngay và ngay tức thì ra công cấm cản. Nhất là khi cuộc tình cũ với cậu bạn người Hà Nội khá giả được hai bên gia đình ủng hộ, mẹ không hôm nào là không mắng Nga mộng mị muội. “Đến giờ tôi vẫn còn nhớ như in lời mẹ - một là nó, hai là tao, mày chọn đi”, Nga nói.


Sau một lần bắt gặp cả hai đi chơi với nhau, mẹ Nga nằm trên giường trùm chăn khóc rồi doạ tự tử. Ban đầu, cô chỉ nghĩ mẹ nói đùa. Nhưng khi gọi bà xuống ăn cơm mà không thấy dậy, phát hiện mẹ uống hết 15 vỉ thuốc ngủ, cả nhà mới tá hoả đưa đi cấp cứu. “May sao rửa ruột kịp thời, không thì chắc tôi ăn năn cả đời” - cô chia sẻ.


Chịu nhiều ngăn cấm, tiểu thư Hà Nội lấy chàng trai nghèo 3

Trong suốt thời kì mới yêu Sơn, Nga thường xuyên phải chịu sự đau đớn, dằn vặt từ những lời diếc móc của bạn bè, người thân.

Khi mối tình của Nga và Sơn chưa quá sâu đậm, lại vấp phải rào cản khá lớn từ mẹ cùng lần tự sát không thành, những tưởng hai người sẽ đường ai nấy đi. Cô nghĩ thành thử trở lại cuộc sống bình thường do “mẹ đồng cân có một, có mẹ mới có mình”. Nhưng ở Sơn vẫn có những thứ lôi cuốn Nga khó diễn tả thành lời. “Tự nhiên cứ yêu thế thôi rồi bị cuốn theo lúc nào không hay. Yêu nhiều lúc không vì gì cả” - Nga tâm sự.


Sau nửa tháng cắt đứt man di liên lạc, bởi vẫn còn yêu cho nên cả hai lại nhắn tin và có danh thiếp cuộc gặp gỡ lén lút. Những lần như vậy, cô thường xuyên có sự trợ giúp của chị gái, chui lủi man di ngõ ngách để cắt đuôi “tai mắt” của mẹ. Bạn thân cũng được vận động làm cầu nối tình yêu, chở cô đến gặp chàng duyệt y lý bởi vì họp lớp.


Không đồng cân có mẹ, mà gia tộc hàng, ai ai cũng không đồng tình thạch sùng tình này, cho rằng Nga bất hiếu. Bạn bè thì lại nghĩ cô yêu Sơn bởi vì ham giàu có, thích nổi tiếng; bỏ người tình cũ để cặp kè với bầu show. Không mấy người biết được Sơn nghèo khó, Nga đến với chàng trai xứ Thanh từ sự ngưỡng mộ, muốn cảm đâm ra con người này.


Phải lựa chọn giữa một bên là mẹ - một bên là người mình yêu, Nga luôn cảm thấy rất khó xử, đau đớn, tâm lý bị đè nặng. Nhưng càng biết Sơn, hiểu được điều kiện cùng những vất vả anh phải chịu đựng, Nga càng yêu, thấy được rằng người nam giới này cần mình đến nhường nào và khó lòng buông tay.


Hơn một năm sử dụng đủ man di cách ngăn cấm nhưng không thành, lại thấy hai người tình nhau quá; thêm vào đó, từ hồi quen Nga, Sơn lao vào làm việc cho nên mẹ cô chung cuộc cũng chấp nhận. “Mẹ bảo cho phép anh ấy đến chơi, không cần thì thụt nữa. Mẹ càng ngày càng quý và mời anh về nhà ăn cơm luôn hơn” - Nga cho biết.


Vượt bao khó khăn cùng xây tổ ấm


Hai năm yêu nhau rồi kết hôn, nhưng những khó khăn vẫn còn đeo bám đôi bạn trẻ. Thời yêu nhau gian khổ thân là vậy, mà đến lúc thành vợ thành chồng rồi cũng không sướng hơn là bao.


Chịu nhiều ngăn cấm, tiểu thư Hà Nội lấy chàng trai nghèo 4

Khó khăn vẫn luôn đeo bám cặp vợ chồng trẻ.

Sơn tổ chức các buổi biểu diễn xiếc nhiều hơn, liên tục đi tỉnh; còn Nga thì lầm lũi một mình với cửa đầu hàng áo quần ở Đặng Văn Ngữ, Khâm Thiên (Hà Nội) rồi tối đến lại kéo đầu hàng ra chợ đêm bán. Cứ thế, hai vợ chồng gom góp, chắt chiu từng chút một, bằng lòng sống xa nhau. Nga chia sẻ: “Hồi xưa tôi nghĩ bạn hữu thuận lợi hơn mình vì có nhà sẵn rồi, mình chưa có nên phải gắng gấp 3 lần”.


Những căn nhà thuê cũng là nỗi ám ảnh đối với cặp vợ chồng trẻ. “Ở 5-6 nơi mà không chỗ nào tử tế. Bạn bè đến chơi bảo sinh viên còn nhiều đồ đoàn hơn chúng mày. Thực sự hồi đấy trong nhà phải chi trị nhất có mỗi chiếc tivi của anh chồng tôi cho thôi” - Nga nói.


Từ Tôn Đức Thắng, Vĩnh Tuy, Cù Chính Lan, Lê Trọng Tấn cho tới phố Trường Chinh…, không đâu hai người không từng sống qua. Cô gái đô thị còn chẳng thể nào quên những ngày mưa gió nước ngập đến tận giường, đêm chẳng thể nào ngủ yên, cứ phải lo tát nước. Nhà tắm thì ngoài trời, không có mái che, mỗi lần tắm lạnh tưởng như tắt nghỉ đi sống lại. Rồi mùa hè nhà mái tôn, hai vợ chồng phải rải chiếu ra sân nằm cho mát. Đó là còn chưa kể đến chuột bọ đầy rẫy cùng sự soi xét, hay làm khó dễ của các chủ nhà trọ.


Năm 2011, Nga mang thai Kitty, do làm ăn quá sức bị động thai thành ra tất cửa đầu hàng phải sang nhượng cho người khác. Cuộc sống của cô cùng gia đình nhỏ cũng do thế mà khó khăn hơn. Ngày đó, cô chỉ có trạng thái tầm bổ bằng trứng vịt lộn, chốc chốc muốn ăn ngon thì về nhà mẹ nhưng không dám về nhiều bởi vì sợ mẹ lo, thêm phần suy nghĩ.


Nga tâm sự: “Nhiều lúc tôi rất buồn bởi mình sống hướng thiện mà chưa bao giờ may mắn đến với mình. Chồng cũng chịu khó làm việc mà cày mãi vẫn chẳng ra”. Nhưng đó lại chính là động lực để đôi vợ chồng kiên tâm phấn đấu mua nhà.


Chịu nhiều ngăn cấm, tiểu thư Hà Nội lấy chàng trai nghèo 5

Sơn luôn vất vả đi diễn tỉnh. Vì vậy mỗi lúc rảnh rỗi, anh đều gắng chăm sóc, chơi nhởi cùng với con.

Sau 3 năm tích góp, tiết kiệm, đến tháng 6/2013, Nga và Sơn đã mua được căn hộ khu tập thể rộng gần 60m2 tại một ngõ nhỏ trên phố Khâm Thiên (Hà Nội). Nga vui sướng cho biết: "Vợ chồng tôi chưa bao giờ nghĩ mình sẽ mua được nhà. Lúc nào cũng chỉ mộng có nhà riêng, nhỏ nhỏ mấy mét để ngủ, cho có chỗ chui vào chui ra, đỡ cảnh nhà thuê”.


Giờ vợ chồng Nga - Sơn đã có một tổ ấm đầy đủ, hạnh phúc bên đứa con gái Kitty 2 tuổi xinh xắn. Dù trước kia có quãng thời kì vô cùng khó khăn, bị cấm đoán hay làm bõ bèn lỗ… nhưng Nga chưa từng ăn năn vì đã chọn Sơn, lấy anh làm chồng. Bởi anh vẫn luôn là người chịu thương chịu khó, có trạng thái mang đến hạnh phúc lâu dài cho cô tổ chức sự kiện. Người ở đâu tốt xấu cũng có cả, Nga cho hay, cô luôn luôn cảm thấy kiêu hãnh khi chồng mình là người Thanh Hóa.

 

Theo Zing/TTTT

Thứ Tư, 26 tháng 3, 2014

Giải pháp cho ngân sách quản lý tổ chức sự kiện

Ông cha ta xưa nay vẫn có câu “Đắt xắt nên miếng”. Tuy nhiên với xu thế cạnh tranh của thị trường hiện nay thì quan niệm ấy không phải lúc nào cũng đúng.
Ông cha ta xưa nay vẫn có câu “Đắt xắt nên miếng”. Tuy nhiên với xu thế cạnh tranh của thị trường hiện nay thì quan niệm ấy không phải lúc nào cũng đúng. Vì thế hãy xem lại ngân sách của mình và chọn lựa phù hợp nhất cho sự kiện cũng như ngân sách của mình.

Làm thế nào để có thể quản lý tốt ngân sách của mình khi tổ chức sự kiện?

giải pháp quản lý cho ngân sách tổ chức sự kiện
Chi phí:
-          Luôn tính chi phí thực: chi phí mua bán đầu vào, chi phí trang thiết bị, chi phí nhân sự.
-          Chi phí ngầm: chi phí cơ hội, chi phí khấu hao thiết bị, lưu kho, tồn kho, chi phí cho phần trăm hoa hồng, chi phí đi lại, họp hành trong quá trình thực hiện sự kiện.
-          Chi phí quản lý: Chi phí quản lý trong toàn bộ quá trình chuẩn bị, thực thi và kết thúc sự kiện của bạn.

Lên kế hoạch sự kiện rõ ràng

-          Viết rõ từng mục trong kế hoạch của bạn để tránh thiếu sót khi thực thi kế hoạch cũng như việc hoạch định ra các hạng mục nào cần thiết. Đặt các hạng mục quan trọng lên trước, đánh dấu rõ ràng, xem xét các hạng mục nào có thể tự sản xuất, hạng mục nào cần phải thuê. Đây là những điều kiện tiên quyết khi lập kế hoạch cho sự kiện của bạn để giảm thiểu thời gian, chi phí mua bán, chi phí sản xuất.
-          Quản trị rủi ro, các phát sinh có thể lường trước: Chi phí của bạn sẽ tăng với tốc độ phi mã nếu như bạn quản trị rủi ro kém. Luôn tính đến các trường hợp xấu nhất có thể xảy ra, quản trị tất cả các hạng mục được sản xuất mà không được sử dụng để tránh việc lạm chi.

Tận dụng các nguồn có sẵn

-          Hãy tận dụng tối đa lượng nhân sự có sẵn và nguồn năng lực sẵn có liên kết với các công ty thế mạnh hoặc các đơn vị trực thuộc để giảm thiểu chi phí nhân lực
-          Liên kết với các đơn vị cung cấp có thế mạnh về các sản phẩm bên mình cần để bổ trợ lẫn nhau các thiết bị, công nghệ, nhân sự hay đơn giản chỉ là hiểu biết hoặc kinh nghiệm có sẵn trong lĩnh vực đó. Tạo mối quan hệ cho các sự kiện sau.

Tận dụng các khuyến mãi

-          Khi tổ chức sự kiện bạn hãy tận dụng các chương trình khuyến mãi đang có cũng như các hậu mãi của đơn vị cung cấp cho bạn. Sẽ ngạc nhiên khi chi phí của bạn được giải quyết giảm thiểu triệt để với các khuyến mãi.

Giám sát quá trình thực hiện, đảm bảo tiến độ thực hiện.

-          Phải hiểu rõ, nắm chắc kế hoạch của bạn trong tay, kiểm soát chặc chẽ tất cả các khâu, trang thiết bị, dự trù tạm ứng ghi chú rõ ràng, chi tiết thời gian, địa điểm, người nhận để đối soát lại khi cần.
-          Giám sát tiến độ thực hiện công việc. Khi chạy đúng tiến độ thì các sự kiện của bạn cũng như mọi công việc khác kéo theo sẽ không bị ngừng trệ và tăng chi phí như ngày công, thiết bị, nguyên liệu,…
- Nguồn: http://netmedia.com.vn/kien-thuc-kinh-doanh/giai-phap-cho-ngan-sach-quan-ly-to-chuc-su-kien-n79-2301

Chuyên gia tổ chức sự kiện cần những điều kiện gì?

Kỹ năng thì vô vàn, nhưng có một số kỹ năng mà bạn không nên và không thể bỏ qua sau đây
Bạn đam mê nghề Tổ Chức Sự Kiện, bạn ấp ủ ước muốn được là một chuyên gia trong lĩnh vực này, hãy thử qua những bước cơ bản sau đây:

Đánh giá chính mình

Không gì quan trọng bằng việc bạn biết mình là ai? Có thể bạn là một sinh viên đang ấp ủ ước mơ trở thành nhà tổ chức sự kiện, có thể bạn đã và đang làm một công việc khác nhưng muốn rẽ một lối đi mới. Dù thế nào, trước hết vẫn là đánh giá đúng bản thân mình, tự hỏi xem mình có những kỹ năng gì, kỹ năng nào đã được hoàn thiện, kỹ năng nào cần rèn luyện, trau dồi, kỹ năng nào cần phải phát triển, và cuối cùng là những kỹ năng bạn có có thể hỗ trợ gì cho bạn trong ước mơ trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện. Nên nhớ, hãy trung thực, điều này thực sự quan trọng!
Kỹ năng thì vô vàn, nhưng có một số kỹ năng mà bạn không nên và không thể bỏ qua sau đây: Óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú, khả năng giao tiếp xuất sắc, phản xạ nhạy bén trong những tình huống khẩn cấp, nếu bạn là bậc thầy trong việc xử lí rủi ro thì yên tâm là bạn khá có tố chất để trở thành nhà tổ chức sự kiện rồi đấy! Hãy quan tâm và cho điểm từng kĩ năng của mình, từ đó bạn sẽ có sự đánh giá đúng hơn khả năng và có hướng đi đúng về sau.
Công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi bạn phải hướng về công chúng. Luôn luôn lắng nghe khách hàng, họ muốn những gì, đừng bỏ ngoài tai dù là những điều khó nghe, tất cả đều là nguồn tư liệu quý giá trong việc hoàn thiện kỹ năng. Hãy học một khóa kỹ năng đàm phán nếu bạn không tự tin trong phần này, nó sẽ giúp bạn duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối tác, công chúng - những người đóng vai trò rất lớn trong việc kinh doanh của bạn.

Kinh nghiệm không bao giờ là đủ

Bạn có thể tự học, có vô vàn các nguồn tư liệu để bạn tự nghiên cứu hiện nay, sách vở, internet, lớp học…Nhưng đừng bỏ qua những người đi trước, họ sẽ là nguồn tư liệu sống động và chân thực nhất khi vẽ ra bức tranh về một nghề đòi hỏi kỹ năng đa chiều như tổ chức sự kiện.
Hoạt động đoàn đội, hội nhóm tích cực khi còn ngồi trên ghế nhà trường sẽ là môi trường thuận lợi để tích lũy những kinh nghiệm quý báu và phát huy óc tổ chức. Vừa là nơi để vun đắp các mối quan hệ cộng đồng.
Nếu được, hãy đăng kí tham gia tự nguyện vào những sự kiện được tổ chức tại doanh nghiệp, công ty bạn đang làm. Hoặc giúp đỡ cho bộ phận PR nếu có, đây là cơ hội để vừa học hỏi được một việc mới trong lúc vẫn đang làm tốt công việc của mình.

Bắt đầu bằng việc lập kế hoạch

Hãy thử vẽ một bức tranh toàn cảnh về sự kiện mà bạn sẽ tổ chức. Sau đó hoàn thiện dần các tiểu tiết, chú ý sử dụng các mảng màu đối lập hoặc các khối không tương xứng để đánh giá mức độ quan trọng và ưu tiên cho từng chi tiết. Không nên đánh đồng các khâu vì như thế bạn sẽ rất mất tập trung và thời gian vì những việc không đâu.Tập trung bước đầu tiên là cân nhắc về hình thức tổ chức sự kiện, địa điểm, kịch bản, nhân lực, phương án dự phòng,….Một bản kế hoạch thật chi tiết và đầy đủ sẽ giúp bạn đi đúng hướng và có phương án giải quyết các tình huống tốt nhất.

Phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối tác


Nên nhớ bạn sẽ không thể nào tự chuẩn bị hết tất cả các thiết bị, vật tư cho một sự kiện được, có quá nhiều thứ, quá nhiều hạng mục, đặc điểm lại phụ thuộc vào từng loại hình sự kiện, chi phí đầu tư, quản lí, bảo quản tốn kém và thực sự không cần thiết. Đừng lo vì sẽ có rất nhiều công ty chuyên cung cấp các loại vật dụng này. Hãy tập liên hệ với các khách sạn, khu nghỉ mát, nơi có hội sảnh, tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, câu lạc bộ thể thao ngoài trời, khu vui chơi giải trí như công viên, vườn bách thú, kể cả trường học,…Chủ khách sạn, nhà hàng, người bán hoa tươi, công ty cung cấp trang thiết bị, nhiếp ảnh, nhân viên trang trí,…họ sẽ là người cung cấp những sản phẩm và dịch vụ cần thiết hỗ trợ cho tổ chức sự kiện.
Trước khi đưa ra quyết định sẽ hợp tác với công ty nào, hãy giành thời gian thu thập thông tin và làm một vài phép so sánh tương đối để đưa ra được nơi đáp ứng được hai yếu tố là vừa cung cấp dịch vụ, sản phẩm chất lượng, vừa có mức giá cạnh trạnh hợp lí. Hãy lịch sự và nhã nhặn, yếu tố này ảnh hưởng đến việc kinh doanh lâu dài. Đừng tiếc lời cảm ơn và phần nào đáp ứng những ý tưởng của họ. Một nụ cười thân thiện và câu cảm ơn chẳng khiến bạn mất gì mà ngược lại còn giúp cho bạn thêm nhiều khách hàng.
Dù khi đã thành một người tổ chức sự kiện, bạn vẫn phải tiếp tục học hỏi và phát triển để có thể trở thành một chuyên gia thực thụ. Cách tốt nhất là tham gia tích cực vào các hoạt động xã hội, bạn sẽ có cơ hội được tận mắt thấy cách thức tổ chức một sự kiện với các quy mô khác nhau để từng đó rút ra kinh nghiệm riêng cho bản thân.
- See more at: http://netmedia.com.vn/kien-thuc-kinh-doanh/chuyen-gia-to-chuc-su-kien-can-nhung-dieu-kien-gi--n79-2302#sthash.HsoRCryl.dpuf

Kinh nghiệm tổ chức lễ cưới trong dịp tết nguyên đán?

Bạn sẽ không thể tưởng tượng nổi danh sách công việc phải làm cho một đám cưới hoàn hảo nhiều đến chừng nào.
Bạn sẽ không thể tưởng tượng nổi danh sách công việc phải làm cho một đám cưới hoàn hảo nhiều đến chừng nào. Sau đây Netmedia.com.vn sẽ chia sẻ với các bạn ít kinh nghiệm tổ chức sự kiện.
Hiện nay, nhiều bạn trẻ quan niệm nếu ngày trọng đại của cuộc đời được tổ chức vào ngày Tết cổ truyền , thì đó không chỉ là ngày vui của riêng họ mà còn là ngày hạnh phúc của toàn dân tộc và tất cả mọi người như đang cùng chúc phúc cho hai người. Năm mới tượng trưng cho sự khởi đầu mới may mắn và hạnh phúc,khi tổ chức đám cưới vào dịp Tết sẽ mang nhiều may mắn hơn trong hạnh phúc gia đình.
Tuy nhiên cũng có vài điều chúng ta cần lưu ý khi tổ chức sự kiện đám cưới vào dịp này. Vì vừa lo chuẩn bị Tết Nguyên Đán lại vừa chuẩn bị đám cưới sẽ không phải là điều dễ dàng. Ngoài ra các khoản chi phí sẽ cao hơn ngày thường. Ngoài ra việc chuẩn bị từ các  khâu lớn đến các khâu nhỏ chi tiết như thực đơn (menu),việc trang trí cũng không thể giao tất cả cho nhà hàng vì Tết có khá nhiều điều kiêng kị cần lưu ý; chưa kể khoản phí phát sinh khi mọi thứ đều tăng vì ngàyTết. Vậy nên, nếu muốn tận hưởng đám cưới đầu năm và niềm vui ngày Tết trọn vẹn, bạn nên xem xét lợi ích khi nhờ đến chuyên viên tổ chức đám cưới từ các công ty sự kiện.
Chuyên viên tổ chức đám cưới là người chuyên nghiệp bởi công việc lên kế hoạch, chuẩn bị cho tổ chức sự kiện đám cưới không phải lần đầu tiên họ làm. Họ biết cách biến nó trở thành ngày đáng nhớ nhất của bạn và bạn chỉ việc tận hưởng.
Bạn sẽ không thể tưởng tượng nổi danh sách công việc phải làm cho một đám cưới hoàn hảo nhiều đến chừng nào. Tất nhiên, gia đình, người thân và bạn bè sẽ hỗ trợ bạn nhưng ý kiến và kế hoạch từ chuyên gia sẽ khiến mọi thứ trở nên hoàn hảo. Các chuyên gia sẽ lập cho bạn kế hoạch chi tiết, phác thảo về đám cưới theo như yêu cầu của bạn. Họ có những dịch vụ tốt nhất với giá cả hợp lý nhất, đặc biệt trong những dịp giá cả tăng cao như ngày Tết.
kinh nghiem to chuc le cuoi trong dip tet nguyen dan
Để lễ cưới trở nên ý nghĩa và hoàn hảo ,tận hưởng không khí Tết cổ tuyền dân tộc ấm áp đầu tiên bên gia đình chồng ngoài chuẩn bị tâm lý, bạn cũng cần phải thực hiện tốt danh sách các công việc sau đây :
  • Xác định xem bạn sẽ tổ chức bao nhiêu bữa tiệc để lên kế hoạch trước .
  • Tham khảo các nhà cung cấp dịch vụ tổ chức cưới hỏi, các công ty tổ chức sự kiện
  • Chọn và thiết kế thiếp mời ngay khi quyết định ngày cưới
  • Đi mua sắm những thứ cần thiết càng sớm càng tốt
  • Lên kế hoạch những công việc cần phải hoàn thành
  • Lên danh sách cho những việc trước giờ cử hành hôn lễ
  • Đặt vé máy bay cũng như phòng khách sạn cho tuần trăng mật
Danh sách công việc bên dưới là rất cơ bản chưa kể đến các chi tiết và phát sinh khác trong quá trình chuẩn bị và tổ chức. Nhưng nếu như bạn thuê một chuyên viên tổ chức sự kiện  và đám cưới, họ sẽ giúp bạn làm mọi thứ. Hãy nhớ rằng, nhà hàng nơi bạn tổ chức đám cưới sẽ luôn nói họ sẽ giúp bạn tất cả các công đoạn trang trí hay biểu diễn văn nghệ … Nhưng người trực tiếp đứng ra tổ chức (người ký hợp đồng với bạn) là nhân viên của nhà hàng. Họ làm việc cho nhà hàng chứ không phải cho bạn. Còn nhân viên tổ chức tiệc cưới chuyên nghiệp thì khác, họ làm cho bạn và chắc chắn rằng họ sẽ làm tốt hơn.
Hãy biến ý tưởng về đám cưới của bạn trở thành hiện thực và đảm bảo tối đa lợi ích của bạn khi ký hợp đồng và thuê nhà cung cấp dịch vụ (áo cưới, nhân viên trang trí, MC …) , đảm bảo vấn đề về giờ giấc , thời gian và xử lý các sự cố để bữa tiệc cưới diễn ra suôn sẻ.Quan trọng nhất là nó giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền.Bạn chỉ cần làm một động tác đơn giản là tính toán thử xem bạn tốn bao nhiêu cho tiệc cưới của mình bao gồm cả phí sẽ phát sinh. Sau đó, hãy gặp chuyên viên tổ chức tiệc cưới chuyên nghiệp để tư vấn, bạn sẽ thấy sự khác biệt ! .

Thứ Hai, 24 tháng 3, 2014

Tổ chức sự kiện nghề hấp dẫn cho sinh viên mới ra trường

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết.
Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết.
Tuy là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi cùng nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Nhu cầu tổ chức những sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, các cuộc thi lớn (thi tiếng hát truyền hình, hội thao), hội thảo, triển lãm… gia tăng càng cho thấy vai trò quan trọng của nghề tổ chức sự kiện đối với các tổ chức, doanh nghiệp.Vậy, tổ chức sự kiện là gì và thế nào được xem là một chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi?

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (event) góp phần 'đánh bóng' cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Ví dụ khi Nokia tung ra một sản phẩm điện thoại di động đời mới, công ty này sẽ tổ chức một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng cùng báo giới đến tham gia sự kiện quan trọng này. Thông qua sự kiện, Nokia thông báo đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới và đồng thời (điều này quan trọng hơn) đánh bóng thương hiệu của Nokia, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ sản phẩm mới này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...
Tố chất của chuyên viên tổ chức sự kiệnCác chuyên gia ví von người tổ chức sự kiện như một 'nghệ nhân ghép hình'. 'Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng...' là phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist).
Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.
Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến nào”. Và chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm.
Vui buồn hậu trường của nghề tổ chức sự kiệnNghề tổ chức sự kiện mang đến niềm vui vô bờ khi sự kiện thành công và cả sự “lên ruột” khi sự cố không mời mà đến. Ví dụ, đó là trường hợp khi các nhân vật chính của sự kiện đến trễ vì lý do nào đó, như khi ca sĩ chính mắc chạy “sô” đến trễ, khiến cho nhà tổ chức “lên ruột”. Khi đó, người tổ chức sự kiện cần linh hoạt thay đổi chương trình cho phù hợp, để không phải lệ thuộc vào người đến trễ. Và trong một số trường hợp các MC tài năng như Thanh Bạch sẽ là những người có thể “cứu được bàn thua trông thấy” khi họ có khả năng biểu diễn tuyệt hay trong khoảng ngắn thời gian chờ đợi các nhân vật “đinh” đến muộn này.
Hiện nay nhân sự tốt cho lĩnh vực tổ chức sự kiện còn chưa nhiều. Đối với các sự kiện lớn hoặc quan trọng, khách hàng thường tin tưởng giao phó cho các công ty chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức. Tại Việt Nam hiện nay chưa hề có trường lớp đào tạo bài bản, chính quy cho nghề tổ chức sự kiện mà người làm nghề này chủ yếu chỉ học từ những thành bại của mỗi sự kiện và từ chính yêu cầu của khách hàng.

- See more at: http://netmedia.com.vn/kien-thuc-kinh-doanh/to-chuc-su-kien-nghe-hap-dan-cho-sinh-vien-moi-ra-truong-n79-2303

Quy trình tổ chức sự kiện

Các bước tổ chức sự kiện - ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị đặc biệt là trong PR.
Nhiều người đã ví von rằng công việc tổ chức sự kiện như trò chơi ghép hình mà người chơi chỉ thành công khi ghép hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết thành một bức tranh hoàn chỉnh. Ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị đặc biệt là trong PR. Theo báo cáo nghiên cứu thị trường của FTA, các hoạt động dịch vụ hỗ trợ phát triển thương hiệu được sử dụng thường xuyên nhất ở Việt Nam là: quảng cáo và tổ chức sự kiện (sử dụng ngang bằng); tiếp theo là PR; nghiên cứu thị trường và e-marketing.

Các bước tổ chức sự kiện

các bước tổ chức sự kiện
Có rất nhiều loại s kin khác nhau, mỗi loại sự kiện lại có những mục đích, vai trò khác nhau trong chiến lược chung của công ty. Tuy nhiên, đối với bất kì loại hình sự kiện nào muốn thành công vẫn phải tuân theo một quy trình t chc s kin và những cách thc t chc s kin nhất định. Sau đây netmedia.com.vn chia sẻ cho bạn các bước tổ chức sự kiện

2.1 Requirements study (Thu hiu yêu cu khách hàng)

Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất của các bước tổ chức sự kiện. Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản brief, căn cứ vào bản brief này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Để thực hiện bản brief, bạn phải trả lời được các câu hỏi sau:
  • a. Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …)
  • b. Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
  • c. Khách tham dự là những ai?
  • d. Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?
  • e. Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?
  • f. Ngân sách là bao nhiêu?
  • g. Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm đặc biệt gì?

2.2 Brainstorming (Suy nghĩ ý tưởng)

Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự  kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành brainstorm ý tưởng các bước t chc s kin. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản brief, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên proposal, là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

2.3 Event design (thiết kế s kin)

  • Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề bao gồm:
  • Địa điểm tổ chức.
  • Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình.
  • Chủ đề (theme/concept) của chương trình.
  • Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
  • Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao.

2.4 Planning (Lên kế hoch t chc)

Đây là lúc quy trình t chc s kin được cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi. Công ty sự kiện cần quan tâm đến các vấn đề như:
  • Ngân sách.
  • Nguồn nhân lực thực hiện.
  • Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
  • Vận chuyển như thế nào.
  • Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

2.5 Execution (Tiến hành thc hin)

Một sự kiện thường mất 2 tuần để thực hiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài (outsourcing) một số hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động…Lưu ý cần trao đổi với khách hàng thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.

2.6 Set up (Dàn dng chun b)

Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi t chc s kin. Tốt nhất là 1 hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Chú ý đến thời gian vận chuyển. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

2.7 Finish (Kết thúc s kin)

Các bước tổ chức sự kiện, luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra. Điều chỉnh khi phát sinh vấn đề.
  • Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
  • Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Mọi chi tiết xin liên hệ : CÔNG TY C PHN NETMEDIA (NETMEDIA.,JSC)
Tr s chính: Số 111, C8, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: +84 3791 7138
Fax: +84 6269 1315
Hotline: 0932 345 966

- See more at: http://netmedia.com.vn/kien-thuc-kinh-doanh/quy-trinh-to-chuc-su-kien-n79-1707